Um Ihnen die vollständige Kontrolle über die Einträge zu ermöglichen, bietet Verowa neben der eigentlichen Veranstaltungszeit verschiedene zeitliche Einstellungen. Wir empfehlen Ihnen, die verwendeten Begriffe konsequent zu übernehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.
Veranstaltungszeit
Das ist die Haupteinstellung jeder Reservation. Sie wird – bei öffentlichen Veranstaltungen – auf der Webseite publiziert und auf dem Infodisplay gezeigt. Das ist die Zeit, an der die Teilnehmenden vor Ort sind.
Belegungszeit
Mit der Belegungszeit geben Sie an, von wann bis wann der für die Veranstaltung gewählte Raum (bzw. die Räume) effektiv belegt ist. In den meisten Fällen wird die Belegungszeit gleich sein wie die Veranstaltungszeit. Falls Sie einen Raum aber z.B. schon zwei Stunden früher benötigen, um ihn zu dekorieren (Einrichtezeit), verlängert sich die Belegungszeit entsprechend. Für jeden Raum kann die effektive Belegungszeit anders sein. Sie ist essenziell für die Raumverwaltung und nur intern einsehbar.
Hinweis: In speziellen Fällen ist es sogar möglich, dass die Belegungszeit eines Raums kürzer ist als die Veranstaltungszeit. Wenn Sie bspw. eine längere Veranstaltung eintragen, die zuerst in der Kirche, später im Pfarreizentrum stattfindet, können Sie für die zweite Hälfte Ihrer Veranstaltung die Kirche bereits wieder freigeben.
Einrichte- und Aufräumzeit
Unter der Einrichte- bzw. Aufräumzeit versteht Verowa den Teil der Belegungszeit, die über die eigentliche Veranstaltung hinausreicht. Damit reservieren Sie z.B. für ein Mittagessen einen Raum etwas länger, da er im Anschluss geputzt werden muss. Die Tagesansicht zeigt Einrichte- und Aufräumzeiten als schraffierte Flächen.
Hinweis: Dass zwei Veranstaltungen nicht direkt nacheinander stattfinden, ist der Normalfall, schliesslich dauert die erste Veranstaltung vielleicht ein paar Minuten länger und für die zweite stehen die Gäste schon ein paar Minuten zu früh bereit. Deshalb warnt Verowa automatisch, falls zwei Veranstaltungen im selben Raum zu nah aufeinander folgen. Die Warnung «knappe Umbauzeit» ist standardmässig auf 30 Minuten eingestellt. Solche kurzen Einrichte- und Aufräumzeiten müssen also nicht extra erfasst werden.
Sperrzeit
Die Sperrzeit ist ein eigener Veranstaltungstyp (neben den kirchlichen Veranstaltungen und den Vermietungen). Damit wird dem Team signalisiert, dass ein Raum während einer gewissen Zeit nicht für Veranstaltungen zur Verfügung steht, bspw. während einer wöchentlichen Reinigung, einer Renovation oder wenn über die Ferien das Gebäude geschlossen ist.
Hinweis: Sperrzeiten werden in der Regel vom Hausdienst erfasst und erfordern deshalb das «Sigristenrecht». Wenn Sie einen Raum sperren möchten, z.B. um einen Raum schon am Vorabend einzurichten, können Sie dies als interne Veranstaltung erfassen (z.B. «Einrichten fürs Krippenspiel»).
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