Antworten auf häufig gestellte Fragen

Gegen «Alltags-Unfälle» sind wir gut gewappnet. Die Änderungen an Veranstaltungen werden aufgezeichnet und Sie sehen anhand der Nachrichten, wer was geändert hat und was vorher eingetragen war. Zu jeder Veranstaltung ist eine vollständige Event-History abrufbar. Die Veranstaltungsdaten selbst bleiben mindestens 10 Jahre lang gespeichert, die History 1 Jahr lang.

Sowohl Personen als auch Veranstaltungen werden in der Datenbank, wenn man auf «Löschen» klickt, nicht wirklich gelöscht, sondern nur in der Datenbank als gelöscht markiert. Sollte jemand also wirklich aus Versehen einmal etwas gelöscht haben, das er nicht hätte löschen sollen, melden Sie sich bei uns und wir werden den Eintrag wieder aktivieren.

Im Falle eines umfassenden Daten-GAUs – was es bei Verowa noch nie gegeben hat – wäre es auch möglich, die gesamte Datenbank aus dem automatischen Backup wieder herzustellen.

Dazu benötigen Sie das Dienstplan-Modul. Die Amtswochen können auf der Webseite angezeigt, in Ihre elektronische Agenda abonniert und als Spalte an eine Veranstaltungsliste gehängt werden. Mit dem Dienstplan-Modul sind auch weitere Einsatz- und Ferienpläne abgedeckt.

Das sind zwei verschiedene paar Schuhe: Bei der Veranstaltung trägt man direkt einzelne, spezifische Einsätze ein, bei den Dienstplänen eher Präsenz- und Pikettzeiten. Es ist aber gut möglich, das in einer Veranstaltungsliste nebeneinander darzustellen.

Gehen Sie dazu in den Bearbeitungsmodus einer Liste und wählen Sie den Reiter «Anzeige» aus. Fügen Sie mit dem Plus eine neue Zeile ein und wählen Sie im Dropdown-Menü den gewünschten Dienst- oder Abwesenheitsplan aus.

Verowa zeigt in der Veranstaltungsliste nun zu jedem Anlass, der während dieser Zeit Dienst hat und/oder abwesend ist. Diese Darstellung ist auch sehr praktisch, um einen Liturgieplan zusammenzustellen.

Ja, das geht. In der Abbildung ein Beispiel: Tragen Sie die «normale» Person ein und klicken Sie dann auf das kleine Plus (1), um ein weiteres Menü anzuzeigen. Statt einer zweiten Person wählen Sie dort aber «andere» (2). Nun erscheint ein Textfeld, in das Sie frei eintragen können (3).
Das ist z.B. auch für Stellvertretungen praktisch, die nicht in der Personenliste erfasst sind oder wenn jemand in der verantwortlichen Woche einen Tag oder Halbtag nicht verfügbar ist.

Anmerkung: Falls im Menü der Eintrag «andere» nicht verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an den Support info@picture-planet.ch .

Ja, das können Sie. Mit dieser kurzen Anleitung richten Sie ein Kalender-Abo ein, das in Outlook automatisch aktualisiert wird. Klicken Sie dazu im Dienstplan auf das Export-Symbol.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Kopieren Sie mit dem kleinen «Abc»-Knopf den Link für den Outlook-Kalender. Gehen Sie ins Outlook und klicken Sie dort auf «Kalender hinzufügen». Wählen Sie «aus dem Internet» und fügen Sie den Link ein.

Hinweis: In der Mac-Version von Outlook steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung. Sie können den Kalender aber über die Online-Version von Outlook (office.com) einfügen und trotzdem auch lokal nutzen.

Sie können die Veranstaltungen einzeln oder gesammelt exportieren. Am nützlichsten ist es aber, eine Veranstaltungsliste direkt zu abonnieren, denn so werden spätere Änderungen und Ergänzungen in Outlook automatisch nachgeführt. Gehen Sie in Verowa zur Listenübersicht und klicken Sie in der Zeile der gewünschten Liste (z.B. «Meine Veranstaltungen» oder «Aktuelle Gottesdienste») in der Spalte «Abo» auf den entsprechenden Knopf.

Es öffnet sich eine Einstellungs-Box. Wählen Sie im Menü das für Sie passende Ausgabeformat. Darunter passen sich die Beschreibung und der Link sofort an. Für die meisten Kalender-Programme ist «iCal (Standard)» die richtige Wahl.

Microsoft hat leider für Outlook ein eigenes Format etabliert und es zudem über die Jahre verändert. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie hier das passende Ausgabeformat wählen!

Kopieren Sie mit dem kleinen Export-Knopf den Kalender-Link in die Zwischenablage. Gehen Sie ins Outlook und klicken Sie dort auf «Kalender hinzufügen». Wählen Sie «aus dem Internet» aus und fügen Sie den Link ein. In allen anderen Kalender-Apps wie z.B. dem Google-Kalender funktioniert das ganz ähnlich.

Hinweis: In der Mac-Version von Outlook steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung. Sie können den Kalender aber über die Online-Version von Outlook (office.com) einfügen und trotzdem auch lokal nutzen.

Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt «Personen». Klicken Sie auf je nach Wunsch auf den PDF- oder CSV-Knopf (CSV-Dateien können mit Excel verwendet werden). Falls Sie nur eine einzelne Personengruppe exportieren möchten, verwenden Sie die entsprechenden kleineren Knöpfe.

Es öffnet sich ein Kästchen mit Optionen. Wählen Sie z.B., ob Sie nur die öffentlich sichtbaren Personen exportieren möchten (statt auch den internen Adressen) und ob die Liste alphabetisch sortiert werden soll (statt gemäss den Listeneinstellungen).

Hinweis: In der Spalte «Zeigen» können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen in der Liste erscheinen werden und welche nicht. Personen mit einem grauen Kreuz werden in keiner Liste angezeigt. Das Zeichen links bedeutet, dass die Person auf der internen und öffentlichen Liste aufgeführt wird.

Das standardisierte Austauschformat für elektronische Kalender (ical) übermittelt leider keine Farbinformationen. Es gibt aber einen Trick: Legen Sie für das, was Sie unterscheiden wollen, in Verowa separate Listen an und arbeiten Sie mit verschiedenen Kalender-Abos. In Outlook können Sie jedem Abo eine eigene Farbe zuweisen und die Kalender übereinanderlegen.

Beitrag: Wie kann ich Veranstaltungen in meinen Outlook-Kalender integrieren?

Dass das Kalender-Abo nicht mehr funktioniert, liegt oft an der elektronischen Agenda; diese holt die Daten bei Verowa ab. Gründe könnten beispielsweise ein Software-Update von Microsoft sein oder auch die Umstellung auf M365.

Wir empfehlen, das bisherige Kalender-Abo zu löschen (Kalender entfernen) und die gewünschte Liste mit einem neuen Abo in Ihren online-Kalender (Kalender hinzufügen) zu integrieren.

Hinweis: Die Daten werden nur sporadisch abgeholt, dies kann je nach online-Kalender einmal oder auch mehrmals täglich sein.

Ja, das können Sie. Mit dieser kurzen Anleitung richten Sie ein Kalender-Abo ein, das in Outlook automatisch aktualisiert wird. Klicken Sie dazu im Dienstplan auf das Export-Symbol.

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Kopieren Sie mit dem kleinen «Abc»-Knopf den Link für den Outlook-Kalender. Gehen Sie ins Outlook und klicken Sie dort auf «Kalender hinzufügen». Wählen Sie «aus dem Internet» und fügen Sie den Link ein.

Hinweis: In der Mac-Version von Outlook steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung. Sie können den Kalender aber über die Online-Version von Outlook (office.com) einfügen und trotzdem auch lokal nutzen.

Grundsätzlich exportiert Verowa über die Kalender-Abo-Funktion alle Veranstaltungen gemäss der Listendefinition, auch interne. Sollten trotzdem nicht alle in Ihrer elektronischen Agenda auftauchen, kann das mehrere Gründe haben:

Listendefinition

Prüfen Sie bitte, ob die Liste in Verowa die fehlenden Veranstaltungen überhaupt enthält. Falls nein, passen Sie die Listendefinition an oder abonnieren Sie eine andere Liste.

Verzögerte Aktualisierung

Ihre Agenda aktualisiert die Veranstaltungen nur periodisch, typischerweise ein- bis zweimal pro Tag. Da die Abfrage der Daten von aussen kommt, hat Verowa darauf keinen Einfluss. Evtl. sind die fehlenden Veranstaltungen erst seit kurzem erfasst oder in die abonnierte Liste integriert? In diesem Fall reicht es zu warten.

Vergangenes

Evtl. ist die verwendete Export-Vorlage so konfiguriert, dass vergangene Veranstaltungen automatisch entfernt werden. Sollte das bei Ihnen der Fall sein und Sie möchten es anders? Nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf!

Dateilimit

Einige Dienste verarbeiten nur Dateien bis zu einer maximalen Grösse. Der Google-Kalender setzt das Limit z.B. bei 1 MB. Um dieses Problem zu umgehen, achtet Verowa darauf, beim Export unter diesem Limit zu bleiben. Je nach Umfang des Exports (Detailtexte etc.) kann es aber schon bei ca. 1000 Veranstaltungen erreicht sein.

Um auf jeden Fall die relevantesten Informationen zu übermitteln, füllt Verowa die Datei zuerst mit den aktuellen und künftigen Veranstaltungen. Wenn dann noch Platz frei ist, werden – chronologisch rückwärts geordnet – auch vergangene Veranstaltungen hinzugefügt.

Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Schauen Sie auf der Tagesansicht nach. Im Reiter «Geräte» sehen Sie auf einen Blick, welche Geräte an welchem Tag im Einsatz waren.
2. Wenn Sie das öfter nachschauen müssen, können Sie sich auch eine Liste einrichten. Wählen Sie als Kriterien «Startdatum / (relativ) / bis und mit / heute» und «Geräte / enthält nicht / (leer)». Ergänzen Sie in der Ansicht die Spalte «Geräte» und wählen Sie als 1. Sortierung das Startdatum absteigend.

Gehen Sie nun in den Reiter «Anzeige» und stellen Sie die Spalten gemäss dieser Abbildung ein.
Die Zahl 200 in der Zeile Geräte bedeutet, dass die Spalte breiter als die vorgesehenen 50 angezeigt wird.

Diese Möglichkeit ist in Verowa absichtlich ausgeschlossen, da sie in der Praxis aus mehreren Gründen heikel ist:

• Regelmässige Veranstaltungen (der Kirchgemeinde) sollen immer Priorität haben, auch wenn sie nicht weit im Voraus eingetragen wurden.
• Externe Anfragen beziehen sich oft nicht auf einen bestimmten Raum. Wenn die Hausdienst-Mitarbeitenden das Bedürfnis kennen, weisen sie mit ihrer Erfahrung den passenden zu.
• Bei einigen Veranstaltungen benötigen die Hausdienst-Mitarbeitenden zusätzlich Zeit fürs Einrichten oder Aufräumen. Nur sie können diese Zeit verlässlich einschätzen.
• Bei Vermietungen geht es nicht nur um die Verfügbarkeit von Räumen und Geräten, sondern auch der Hausdienst muss genügend Kapazität haben, den Mehraufwand zu leisten (öffnen, schliessen, kontrollieren etc.).
• Je nach Anlass müssen die Hausdienst-Mitarbeitenden auch auf die Lautstärke im Nebenzimmer Rücksicht nehmen. Automatische Systeme können das nicht leisten.
• Gewisse Gruppierungen sollen z.B. aus ethischen Gründen in der Kirche keinen Raum reservieren dürfen. Die Kirchenpflege muss die Möglichkeit haben, ein Veto einzulegen.
• Es ist evtl. heikel, die Belegung der einzelnen Räume öffentlich zu machen. Bspw. könnte aus einer geringen Auslastung eines einzelnen Raums der Schluss gezogen werden, die Kirchgemeinde verfüge über zu viele Immobilien.

Natürlich könnte der Gast den Raum provisorisch reservieren und der Hausdienst gibt dann sein Ok dazu. In der Praxis hat es sich aber gezeigt, dass nachträgliche Abweisungen oft schwierig zu kommunizieren sind.

Gehen Sie zu den Admin-Funktionen. Dort klicken Sie auf den Knopf «Geräte bearbeiten».
Es öffnet sich das Fenster Geräte und Gerätegruppen bearbeiten.

Erfassen Sie zunächst die Gerätegruppen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken und anschliessend im Feld Bezeichnung den Namen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Symbol für Gerätegruppe

Symbol für Geräte

Nun können Sie die Geräte erfassen. Beachten Sie bitte, dass Sie für das Kürzel keine Leerzeichen verwendet. Diese wird in den Spalten verwendet und muss deshalb kurz und eindeutig sein.

Geräte und Gerätegruppen lassen sich bearbeiten, duplizieren oder löschen, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken.

Da Räume selten ändern, die verknüpften Einstellungen aber relativ komplex sind, werden diese Anpassungen nur von uns vorgenommen. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, es entstehen für Sie dafür keine Kosten.

Problem

Es kann vorkommen, dass Sie manchmal für eine Veranstaltung gleich ein ganzes Gebäude reservieren müssen. Da ist es mühsam, jeden Raum einzeln einzutragen.

Lösung

Am einfachsten ist es, wenn wir für Sie das Gebäude als zusätzlichen «Sammel-Raum» erfassen, dann geht das ganz leicht. Diese Methode funktioniert bspw. auch für einzelne Stockwerke.

Um Ihnen die vollständige Kontrolle über die Einträge zu ermöglichen, bietet Verowa neben der eigentlichen Veranstaltungszeit verschiedene zeitliche Einstellungen. Wir empfehlen Ihnen, die verwendeten Begriffe konsequent zu übernehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Veranstaltungszeit

Das ist die Haupteinstellung jeder Reservation. Sie wird – bei öffentlichen Veranstaltungen – auf der Webseite publiziert und auf dem Infodisplay gezeigt. Das ist die Zeit, an der die Teilnehmenden vor Ort sind.

Belegungszeit

Mit der Belegungszeit geben Sie an, von wann bis wann der für die Veranstaltung gewählte Raum (bzw. die Räume) effektiv belegt ist. In den meisten Fällen wird die Belegungszeit gleich sein wie die Veranstaltungszeit. Falls Sie einen Raum aber z.B. schon zwei Stunden früher benötigen, um ihn zu dekorieren (Einrichtezeit), verlängert sich die Belegungszeit entsprechend. Für jeden Raum kann die effektive Belegungszeit anders sein. Sie ist essenziell für die Raumverwaltung und nur intern einsehbar.

Hinweis: In speziellen Fällen ist es sogar möglich, dass die Belegungszeit eines Raums kürzer ist als die Veranstaltungszeit. Wenn Sie bspw. eine längere Veranstaltung eintragen, die zuerst in der Kirche, später im Pfarreizentrum stattfindet, können Sie für die zweite Hälfte Ihrer Veranstaltung die Kirche bereits wieder freigeben.

Einrichte- und Aufräumzeit

Unter der Einrichte- bzw. Aufräumzeit versteht Verowa den Teil der Belegungszeit, die über die eigentliche Veranstaltung hinausreicht. Damit reservieren Sie z.B. für ein Mittagessen einen Raum etwas länger, da er im Anschluss geputzt werden muss. Die Tagesansicht zeigt Einrichte- und Aufräumzeiten als schraffierte Flächen.

Hinweis: Dass zwei Veranstaltungen nicht direkt nacheinander stattfinden, ist der Normalfall, schliesslich dauert die erste Veranstaltung vielleicht ein paar Minuten länger und für die zweite stehen die Gäste schon ein paar Minuten zu früh bereit. Deshalb warnt Verowa automatisch, falls zwei Veranstaltungen im selben Raum zu nah aufeinander folgen. Die Warnung «knappe Umbauzeit» ist standardmässig auf 30 Minuten eingestellt. Solche kurzen Einrichte- und Aufräumzeiten müssen also nicht extra erfasst werden.

Sperrzeit

Die Sperrzeit ist ein eigener Veranstaltungstyp (neben den kirchlichen Veranstaltungen und den Vermietungen). Damit wird dem Team signalisiert, dass ein Raum während einer gewissen Zeit nicht für Veranstaltungen zur Verfügung steht, bspw. während einer wöchentlichen Reinigung, einer Renovation oder wenn über die Ferien das Gebäude geschlossen ist.

Hinweis: Sperrzeiten werden in der Regel vom Hausdienst erfasst und erfordern deshalb das «Sigristenrecht». Wenn Sie einen Raum sperren möchten, z.B. um einen Raum schon am Vorabend einzurichten, können Sie dies als interne Veranstaltung erfassen (z.B. «Einrichten fürs Krippenspiel»).

Verowa gibt automatisch eine Warnung aus, wenn die Räume zu nahe aufeinander gebucht werden («knappe Umbauzeit»). Als Standard sind 30 Minuten eingestellt. Das können wir gerne für Sie anpassen, allerdings nur global für alle Räume.

Das hier abgebildete Icon zeigt Ihnen an, dass das Raum-Ok vergeben wurde, obwohl die Umbauzeiten etwas knapp sind.

Falls Sie bei einer Veranstaltung mehr Zeit fürs Einrichten oder Aufräumen benötigen, tragen Sie das als einfach in den aufklappbaren Feldern beim betroffenen Raum ein. Für jeden belegten Raum können Sie so eine abweichende Belegungszeit erfassen.

Klicken Sie auf die kleine blaue Uhr ganz links, dann öffnet sich eine weitere Eingabezeile.

Ja, das ist möglich und sinnvoll zum Beispiel für externe Vermietungen oder wenn ein Gerät fürs Konf-Lager oder die Firmreise ausgeliehen wird. Bei der Reservation muss aber zwingend der Ort – als «anderer Ort» – angegeben werden, damit das Team weiss, wo das Gerät eingesetzt wird.

Sie können die Veranstaltungen einzeln oder gesammelt exportieren. Am nützlichsten ist es aber, eine Veranstaltungsliste direkt zu abonnieren, denn so werden spätere Änderungen und Ergänzungen in Outlook automatisch nachgeführt. Gehen Sie in Verowa zur Listenübersicht und klicken Sie in der Zeile der gewünschten Liste (z.B. «Meine Veranstaltungen» oder «Aktuelle Gottesdienste») in der Spalte «Abo» auf den entsprechenden Knopf.

Es öffnet sich eine Einstellungs-Box. Wählen Sie im Menü das für Sie passende Ausgabeformat. Darunter passen sich die Beschreibung und der Link sofort an. Für die meisten Kalender-Programme ist «iCal (Standard)» die richtige Wahl.

Microsoft hat leider für Outlook ein eigenes Format etabliert und es zudem über die Jahre verändert. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie hier das passende Ausgabeformat wählen!

Kopieren Sie mit dem kleinen Export-Knopf den Kalender-Link in die Zwischenablage. Gehen Sie ins Outlook und klicken Sie dort auf «Kalender hinzufügen». Wählen Sie «aus dem Internet» aus und fügen Sie den Link ein. In allen anderen Kalender-Apps wie z.B. dem Google-Kalender funktioniert das ganz ähnlich.

Hinweis: In der Mac-Version von Outlook steht diese Funktion leider nicht zur Verfügung. Sie können den Kalender aber über die Online-Version von Outlook (office.com) einfügen und trotzdem auch lokal nutzen.

Die grossen, allumfassenden Liturgiepläne entstammen der Excel-Ära, in der es nur auf diese Weise möglich war, alle Angaben zentral zu speichern.

Da Verowa sich selbst um die zentrale Ablage kümmert, können Sie statt einer Mammut-Liste, aus der alle Mitarbeitenden ihre Informationen herausziehen müssen, viele kleine Listen einrichten, die automatisch immer aktuell sind.

Organisten benötigen bspw. keinen Liturgieplan mehr, sondern sehen im kompakten Orgelplan auf einen Blick, was für sie relevant ist. Die Lektoren nutzen den Lektorenplan, die Ministranten den Mini-Plan, die Katechetinnen den Unti-Plan etc. Verowa bietet sogar für jede Benutzerin und jeden Benutzer automatisch eine Liste mit allen Veranstaltungen, bei denen sie bzw. er in irgendeiner Form involviert ist. Und jede Liste kann in die persönliche elektronische Agenda abonniert oder als PDF-Datei oder für Excel exportiert werden.

Trotzdem ist es mit Verowa auf einfache Weise möglich, einen grossen Liturgieplan einzurichten, der wie früher alles auf einen Blick zeigt. Nur ist er neu automatisch immer aktuell!

Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt «Personen». Klicken Sie auf je nach Wunsch auf den PDF- oder CSV-Knopf (CSV-Dateien können mit Excel verwendet werden). Falls Sie nur eine einzelne Personengruppe exportieren möchten, verwenden Sie die entsprechenden kleineren Knöpfe.

Es öffnet sich ein Kästchen mit Optionen. Wählen Sie z.B., ob Sie nur die öffentlich sichtbaren Personen exportieren möchten (statt auch den internen Adressen) und ob die Liste alphabetisch sortiert werden soll (statt gemäss den Listeneinstellungen).

Hinweis: In der Spalte «Zeigen» können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen in der Liste erscheinen werden und welche nicht. Personen mit einem grauen Kreuz werden in keiner Liste angezeigt. Das Zeichen links bedeutet, dass die Person auf der internen und öffentlichen Liste aufgeführt wird.

Diese Liste fragt nach einem fixen Datum.

Damit die Veranstaltungen ab dem jeweils aktuellen Datum angezeigt werden, fügen Sie ein relatives Datum in die Liste ein.

Oft liegt es daran, dass die UND/ODER-Verknüpfungen nicht richtig eingestellt sind. An diesem Beispiel soll die Abhängigkeit verdeutlicht werden.

Wir suchen nach Veranstaltungen und Vermietungen, die ab heute in der Kirche stattfinden werden. «UND» bedeutet, dass beide Bedingungen erfüllt sein müssen. Zudem sollen Veranstaltungen angezeigt werden, die entweder definitiv oder in Planung sind. «ODER» bedeutet, dass nur eine Bedingung, also entweder «definitiv» oder «in Planung», erfüllt sein muss. (Es könnten im Prinzip auch beide erfüllt sein, das macht hier aber wenig Sinn.)

Die Striche links und rechts der Verknüpfungen zeigen an, welche mehr Gewicht hat. Je breiter der Strich, desto mehr Priorität hat sie.

Zusammengefasst werden hier also Veranstaltungen angezeigt, die ab heute in der Kirche definitiv stattfinden werden ODER die ab heute in der Kirche geplant sind.

Die aktuelle Woche meint die aktuelle Kalenderwoche, also vom Montag bis Sonntag, auch wenn schon Donnerstag ist. Die entsprechende Suchzeile wäre dann «Startdatum / (relativ) / ist genau / aktuelle Woche».

«Nächste Woche» meint die folgende Kalenderwoche, auch wieder Montag bis Sonntag: «Startdatum / (relativ) / ist genau / nächste Woche». Der Haupteinsatz ist ein Wochenplan für die kommende Woche. Eine solche Liste wird z.B. vom Sekretariat verwendet, um die Agenda des Pfarreiblatts zu füllen.

Um eine Wochenliste ab dem jeweils aktuellen Datum einzurichten, wählen Sie folgende Einstellungen:

Suchzeile1: «Startdatum / (relativ) / ab / heute» und
Suchteile 2: «Startdatum / (relativ) / bis und mit / in 7 Tagen».

Personen können mehreren Personengruppen zugewiesen werden und können unterschiedliche Funktionen haben, deshalb befindet sich dieses Feld bei den Personengruppen. Gehen Sie zunächst in den Bearbeitungsmodus einer Person und klicken Sie dort auf den Knopf «ändern» unter Gruppen:

Es öffnet sich das Fenster «Personengruppen zuweisen». Setzen Sie den Haken und schreiben Sie die Funktion in das leere Feld. Manchmal kann es sinnvoll sein die Personen zu sortieren. Dies können Sie mit dem Auswahlmenü neben dem Funktionenfeld machen. Neben einer alphabetischen Sortierung könne Sie auch selber eine bestimmte Reihenfolge festlegen. 1. Rang, wie unten abgebildet, bedeutet, dass die Person zuoberst in der Liste erscheint.

Sollen das Feld für die Funktion und das Auswahlmenü für die Festlegung der Sortierung nicht erscheinen gehen Sie zum Beitrag: Wie kann ich das Feld Funktion und die Festlegung der Sortierung bei der Personengruppen Zuweisung einstellen?

Problem

Es wäre wünschenswert, wenn z.B. Privatadressen nur pfarreiintern angeschaut werden könnten (für Listen etc.) und dies mit einem Button markiert werden könnte.

Lösung

Wenn sich mehrere Pfarreien ein Verowa teilen, sind die Daten nicht gegeneinander abgeschottet. Wir gehen dann davon aus, dass eine enge Zusammenarbeit besteht und es sinnvoll ist, dass man Einblick in die Daten der anderen Pfarreien hat. Sie können aber steuern, welche Adressangaben Verowa-intern bleiben müssen und bspw. nicht auf der Webseite ausgegeben werden dürfen.

Klicken Sie Menü auf «Personen» und anschliessend auf das Symbol «Neue Personengruppe erfassen» .

Es öffnet sich folgendes Fenster:

Geben Sie der Gruppe einen Namen z.B. Lektorenteam (das Kürzel ist optional) und wählen sie die Position aus. Im hier dargestellten Beispiel erscheint sie nach dem Hausdienst. Falls die Gruppe auf der Homepage angezeigt werden soll, setzen Sie den Haken «Auf Webseite zeigen». Den Haken braucht es für das Lektorenteam nicht.

Wählen Sie, ob die Gruppe in einer internen & externen, nur in der internen oder auf keiner Liste erscheinen soll. Die Lektorengruppe soll auf der internen Liste erscheinen.

Die Liste soll Personen enthalten und die Personen können nach Rang sortiert werden. In der Regel haben LektorInnen keine Funktion, deshalb kann dieses Feld auch leer bleiben.

Setzen Sie nun im Reiter «Menü-Zuweisung» bei den LektorInnen den Haken. Damit werden alle Personen, die der Lektorengruppe zugeordnet wurden bei den Veranstaltungen im Dienst LektorInnen zur Auswahl erscheinen.

Klicken Sie im Hauptmenü auf «Personen», suchen Sie die Person und gehen Sie in den Bearbeitungsmodus. Im Reiter «Name/Adresse» finden Sie die Gruppenzuweisung. Klicken Sie auf den Button «ändern». Es öffnet sich eine separate Box, dort setzen Sie bei der entsprechenden Gruppe den Haken «auf Homepage nicht zeigen».

Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt «Personen». Klicken Sie auf je nach Wunsch auf den PDF- oder CSV-Knopf (CSV-Dateien können mit Excel verwendet werden). Falls Sie nur eine einzelne Personengruppe exportieren möchten, verwenden Sie die entsprechenden kleineren Knöpfe.

Es öffnet sich ein Kästchen mit Optionen. Wählen Sie z.B., ob Sie nur die öffentlich sichtbaren Personen exportieren möchten (statt auch den internen Adressen) und ob die Liste alphabetisch sortiert werden soll (statt gemäss den Listeneinstellungen).

Hinweis: In der Spalte «Zeigen» können Sie auf einen Blick erkennen, welche Personen in der Liste erscheinen werden und welche nicht. Personen mit einem grauen Kreuz werden in keiner Liste angezeigt. Das Zeichen links bedeutet, dass die Person auf der internen und öffentlichen Liste aufgeführt wird.

Bei wechselnden Stellvertretungen kann es sinnvoll sein, eine Person mit der Bezeichnung «Vertretung» als Platzhalter zu erfassen.

Nachdem Sie die Person «Vertretung» erfasst haben, gehen Sie in den Reiter «Dienste» zu den Gottesdienstangaben und klicken Sie auf den Button «ändern». Wählen Sie nun in der Liste Vertretung aus.

Beachten Sie: Eine Veranstaltung sollte immer eine verantwortliche Person haben, auch wenn die Person nicht unbedingt an der Veranstaltung teilnimmt oder anwesend ist. Damit die Person nicht auf der Homepage angezeigt wird, häkeln Sie «nur intern zeigen» an.

Es kann sinnvoll sein, dass Personen in einer Gruppe nach einer selbst festgelegten Reihenfolgen dargestellt werden, wie hier der Präsident zuoberst und anschliessend der Aktuar. Dazu wählen Sie das Symbol «Personendaten modifizieren» aus.

Klicken Sie nun unter Gruppe auf den Knopf «ändern».

Im Dropdown-Menü können Sie die Reihenfolgen manuell festlegen oder bestimmen, ob die Sortierung alphabetisch erfolgen soll.

Hinweis: Nutzen Sie das linke Feld, um die Funktion hineinzuschreiben.

In der untenstehenden Abbildung fehlt das Feld Funktion für alle Gruppen ausser für die Kirchenpflege. Um dieses Feld einzustellen, wählen Sie zunächst in der Hauptnavigation «Personen» aus. Nun klicken Sie auf das Symbol einer bestimmten Gruppe (z.B. Musik, Abb. 2).

Hinweis: Wählen Sie in der Personenliste oben rechts «ordnen nach: Gruppen» aus, sofern sie nicht die hier abgebildete Darstellung haben.

Folgendes Fenster öffnet sich. Setzen Sie beim «Feld für Gruppenfunktion» das Häkchen.

Hinweis: Falls Sie die Personen in einer Gruppe in einer bestimmten Reihenfolge ordnen möchten, können Sie hier das Häkchen «Eigene Reihenfolgen zulassen» setzen.

Hier geht es zum Beitrag: Wie kann ich die Reihenfolgen der Personen in einer Gruppe bestimmen?

Erfassen Sie im Menü «Personen» eine virtuelle Person mit Namen «kein(e)» oder «nicht nötig» und weisen Sie diese der Gruppe «Lektoren» zu.

Unter einer «virtuellen Person» verstehen wir einen Platzhalter. Setzen Sie ihn in den Gruppeneinstellungen an die erste oder letzte Stelle und tragen Sie ein, dass er weder auf Adresslisten noch auf der Webseite sichtbar sein darf.

Wenn Sie nun Veranstaltungen suchen, die noch keinen Lektor zugewiesen haben, werden diejenigen mit dem Platzhalter nicht mehr aufgeführt.

Klicken Sie auf den Menüpunkt «Personen» und anschliessend auf die Taste «neue Person erfassen». Es ist sinnvoll, möglichst viele Felder auszufüllen, da Sie so Personen direkt über Verowa kontaktieren und für interne oder externe Zwecke Adresslisten exportieren können.

Wichtig ist die Zuordnung der Person in eine oder mehrere Gruppen. Klicken Sie dazu auf die Taste «ändern». Es öffnet sich eine Liste mit den eingerichteten Gruppen. Wählen Sie die passenden Gruppen aus und tragen Sie, wo sinnvoll, die Gruppenfunktion ein (z.B. «Präsidentin», «Ersatzmitglied», «Ressort Liegenschaften», «Kreis 1»). Speichern Sie Ihre Eingaben, indem Sie auf den Knopf «übernehmen» klicken.

Im Reiter «Beschreibung» können Sie ein Foto hochladen und weitere Informationen eintragen, die auf der Webseite publiziert werden können. (Hinweis: Welche dieser Angaben Ihre Webseite zeigt, ist abhängig von der jeweiligen Konfiguration.)

Im Reiter «Einstellungen» definieren Sie den Benutzernamen und das Passwort. Hier können Sie auch festlegen, ob die Person Nachrichten über Änderungen zu den einzelnen Veranstaltungen erhalten soll oder nicht. Login-Brücken sind dann sinnvoll, wenn eine Person für mehrere Pfarreien oder Kirchgemeinden arbeitet. Sie kann damit zwischen den Verowas wechseln, ohne sich jeweils neu einloggen zu müssen.

Der Reiter «Einstellungen» ist der einzige, der von jeder Person, die ein Login besitzt, selbst bearbeitet werden kann, unabhängig von den Benutzerrechten, die ihr zugewiesen sind.

Bevor Sie das Ganze speichern können, müssen Sie im Admin-Reiter ein paar Angaben zur Sichtbarkeit der Person ergänzen. Wählen Sie aus, ob die Person in einer Adressliste angezeigt werden soll. Entscheiden Sie zudem, ob die Person auf der Webseite nur bei Veranstaltungen oder auch sonst angezeigt werden können soll. Weisen Sie der Person ein eindeutiges Kürzel zu. (Verowa wird sich beim Speichern melden, wenn es bereits von einer anderen Person verwendet wird.) Bewährt haben sich in der Praxis insbesondere die Drei-Buchstaben-Kürzel (z.B. «HMu» für Hans Muster).

Detaillierte Informationen zu den einzelnen Eingabefeldern und Menüs erhalten Sie direkt, wenn Sie der Maus über die violetten «i» fahren.

Im Reiter «Listen» haben Sie die Möglichkeit, der Person direkt einige Listen ins Schnellwahl-Menü zu hängen. Einige Listen wie z.B. «Alle Veranstaltungen» sind fix allen Personen zugewiesen.

Im Reiter «Rechte» vergeben Sie den einzelnen Personen die entsprechenden Rechte. In der Regel erhalten Mitarbeitende mindestens das Recht «allgemeine Einsicht». Damit sehen sie alles und können ihre Personendaten vervollständigen und mutieren. Sie können öffentliche Dokumente und Dienstpläne einsehen und haben Einsicht in Abwesenheitslisten.

Diese Person im Beispiel unten hat zudem das Recht, eigene Veranstaltungen zu erfassen.

Problem

Oft kommt es vor, dass Sie für eine Veranstaltung mitwirkende Personen zuweisen. Diese sollen aber nicht auf der Homepage erscheinen.

Lösung

Klicken Sie im Menü auf «Personen» und wählen Sie die Person aus. Gehen Sie in den Bearbeitungsmodus. Im Reiter «Admin» können Sie die Zeile «Auf Homepage zeigen» auf «nein» stellen.

Bearbeiten Sie die Person und klicken Sie rechts oben auf den rot beschrifteten Knopf «archivieren». Die Person steht nun in den Menüs nicht mehr zur Auswahl, kann sich nicht mehr einloggen und erscheint auch in den Adresslisten nicht mehr.

Trotzdem sind die Daten nicht ganz weg: In der Personen-Übersicht finden Sie sie weiterhin, wenn Sie rechts oben im Menü «zeigen» den Punkt «Archiv» auswählen. Hier haben Sie bei Bedarf auch die Möglichkeit, archivierte Personen wieder zu aktivieren.

In jedem Fall sind die Daten nicht ganz gelöscht: Bei älteren Veranstaltungen, denen die Person zugewiesen war, wird sie weiterhin angezeigt. Das ist wichtig für Archivzwecke, damit man sieht, wer früher alles mitgewirkt hatte.

Ja. Klicken Sie im Menü auf «Personen», suchen Sie die Person und gehen Sie in den Bearbeitungsmodus. Im Reiter «Name/Adresse» finden Sie die Gruppenzuweisung. Klicken Sie auf den Button «ändern». Es öffnet sich die Box mit dem Titel «Personengruppen zuweisen».

Anbei sehen Sie nur einen kleinen Ausschnitt dieses Fensters.

Stellen Sie die Sortierung «nach ABC» um und bestimmten Sie die Reihenfolge manuell, indem Sie einen Rang zuordnen. Die Präsidentin der Kirchenpflege könnte z.B. den «1. Rang» erhalten, der Vizepräsident den «2. Rang». Ersatzmitglieder könnten Sie auf den «letzten Rang» setzen. Personen mit demselben Rang werden innerhalb des Rangs nach ABC geordnet.

Wichtig: Die Option der Sortierung kann in den Einstellungen der einzelnen Personengruppe ein- oder ausgeschaltet werden. Falls Sie das oben abgebildete Menü nicht vorfinden, passen Sie also die entsprechende Einstellung in der Personengruppe an.

Verowa stellt für jede Benutzerin und jeden Benutzer die Nachrichten individuell zusammen. Sie erhalten nur Nachrichten von den Änderungen, die alle anderen gemacht haben, von den eigenen nicht.

Je nach Benutzerrechten erhalten Sie Nachrichten von allen Änderungen oder nur von denen, die Ihre eigenen Veranstaltungen betreffen. (Das sind diejenigen, die Sie selbst eingetragen haben oder bei denen Sie in irgendeiner Form mitwirken.)

Hinweis: Nachrichten erhält nur, wer sie in seinen persönlichen Einstellungen aktiviert hat.

Wir stellen Ihnen hier drei unterschiedliche Wege vor:

Das «Papier-Doodle»

Sie exportieren aus Verowa einen Gottesdienstplan mit der noch leeren Lektorenspalte (als PDF-, Excel- oder Textdatei). Hier tragen sich die Lektoren selbst ein, der Koordinator überträgt die Angaben dann ins Verowa.

Vorteil: Da diese Angaben auch von einer freiwillig mitarbeitenden Person eingetragen werden können, sind das Pfarrteam und das Sekretariat entlastet. Zudem ist es im Gegensatz zu Doodle möglich, bei Bedarf zu einzelnen Terminen eine Bemerkung anzufügen.

Elektronisch zentral

Die Lektoren melden im Voraus Ferien und Abwesenheiten, der Koordinator trägt sie in Verowa ein (benötigt das Dienstplan-Modul). Verowa zeigt dann im GD-Plan direkt, wer während welchem GD abwesend ist, und hilft beim Auszählen der Einsätze. So fällt die Zuteilung leicht. Der Koordinator kann ohne weitere Rücksprache eine gültige Verteilung vornehmen und sie den Lektoren übermitteln. Da die Abwesenheiten bekannt sind, ist auch nachträgliches Abtauschen einfach möglich.

Vorteil: Gerade mit der Sammel-Mutation geht das super schnell und ist sehr unkompliziert. Auch spezielle Einsatzwünsche können problemlos berücksichtigt werden.

Voll kollaborativ

An einer Lektorensitzung trifft sich das Lektorenteam und hat via Beamer den GD-Plan in Verowa vor sich. Die Zuteilung wird «live» in Verowa vorgenommen, jeder bringt seine Wünsche direkt ein. Sollte es nachträglich eine Änderung geben, können die Lektoren – entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt – selbstständig untereinander abtauschen. Verowa informiert via Nachricht (im Tool und per E-Mail) über erfolgte Änderungen.

Vorteil: Der Koordinator muss nur noch die Sitzung leiten und allenfalls eine gewisse Kontrollfunktion übernehmen.

Alle sind immer informiert!

Über die Persönlichen Seiten können die Lektoren auch ohne Login jederzeit ihre geplanten Einsätze nachschauen und via Kalender-Abo in ihre elektronische Agenda ausgeben lassen – nachträgliche Änderungen werden automatisch nachgeführt!

Alternativ kann der Koordinator mit der Mailfunktion mit einem einzigen Klick ein Mail ans ganze Lektorenteam aufsetzen und den Einsatzplan als PDF-Datei verschicken.

Verwenden Sie hierzu die Sammel-Mutation: Klicken Sie zuerst auf das kleine blaue Symbol neben dem Titel der Veranstaltung und lassen Sie sich die Serie anzeigen.

Markieren Sie die zu ändernden Veranstaltungen klicken Sie im Menü Sammel-Mutation auf «Status».

Es erscheint nun die abgebildete Box «Status mutieren». Stellen Sie den neuen Wert ein.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Sammelmutation aus Sicherheitsgründen immer nur die Veranstaltungen auf einer einzigen Seite ändert. Falls Sie mehr als 50 Veranstaltungen anpassen müssen, benötigen Sie deshalb mehrere Schritte.

Nutzen Sie den Detailtext, um externe Musikgruppen oder nicht wiederkehrende Mitwirkende, z.B. Solisten oder einmalige Vertretungen, zu erfassen.

Damit die Musik-Spalte dies passend widergibt, empfehlen wir, eine Platzhalter-Person einzurichten, z.B. mit der Bezeichnung «extern».

Über den Menüpunkt «Suche» können Sie verschiedene Suchkriterien miteinander kombinieren. Auf Wunsch können Sie die Suche auch gleich als intelligente Liste speichern.

Ändern Sie die erste Zeile zum Beispiel in «Titel» «enthält» und dann «Fiire», um alle Veranstaltungen des «Fiire mit de Chliine» zu finden. Die übrigen Reiter und Eingabefelder können Sie ignorieren. Klicken Sie oben auf den Knopf «Ergebnisse anzeigen».

Auf diese Weise können Sie zum Beispiel auch nach allem suchen, was höchstens ein Jahr her ist, oder die Ergebnisse auf bestimmte Gebäude oder Personen eingrenzen.

Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind und Sie diese Abfrage auch künftig benötigen, speichern Sie Ihre Suchanfrage als Liste ab, indem Sie ihr im Reiter «Bezeichnen» einen Namen geben und dann auf den Knopf «Suchanfrage als Liste speichern» klicken.

Die Volltextsuche oben rechts ist der Listenansicht sucht normalerweise nur nach aktuellen Veranstaltungen. In den meisten Fällen ist das sehr praktisch, weil Sie sonst durch zahlreiche alte Veranstaltungen scrollen müssten, um zum gewünschten Ergebnis zu gelangen. Indem Sie das Häkchen «auch Altes» setzen, weisen Sie Verowa an, auch alte Veranstaltungen zu berücksichtigen. (Die Option «in Liste» hingegen schränkt die Suche auf die aktuell ausgewählte Liste ein.)

Möchten Sie nicht alle alten Veranstaltungen einbeziehen, sondern nur z.B. den letzten Monat oder das letzte Jahr, können Sie das im Datumswähler zusätzlich bestimmen.

Detailsuche

Über den Menüpunkt «Suche» können Sie verschiedene Suchkriterien miteinander kombinieren und bspw. auch nach einer relativen Zeitspanne in der Vergangenheit suchen. Auf diese Weise können Sie sich z.B. mit wenigen Klicks alle Vermietungen der letzten drei Monate ausgeben, um Rechnungen zu stellen. Auf Wunsch können Sie die Suche auch gleich als intelligente Liste speichern.

Bei wechselnden Stellvertretungen kann es sinnvoll sein, eine Person mit der Bezeichnung «Vertretung» als Platzhalter zu erfassen.

Nachdem Sie die Person «Vertretung» erfasst haben, gehen Sie in den Reiter «Dienste» zu den Gottesdienstangaben und klicken Sie auf den Button «ändern». Wählen Sie nun in der Liste Vertretung aus.

Beachten Sie: Eine Veranstaltung sollte immer eine verantwortliche Person haben, auch wenn die Person nicht unbedingt an der Veranstaltung teilnimmt oder anwesend ist. Damit die Person nicht auf der Homepage angezeigt wird, häkeln Sie «nur intern zeigen» an.

Verwenden Sie hierzu die Sammel-Mutation: Klicken Sie zuerst auf das kleine blaue Symbol neben dem Titel der Veranstaltung und lassen Sie sich die Serie anzeigen.

Markieren Sie die zu ändernden Veranstaltungen klicken Sie im Menü Sammel-Mutation auf «Status».

Es erscheint nun die abgebildete Box «Status mutieren». Stellen Sie den neuen Wert ein.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Sammelmutation aus Sicherheitsgründen immer nur die Veranstaltungen auf einer einzigen Seite ändert. Falls Sie mehr als 50 Veranstaltungen anpassen müssen, benötigen Sie deshalb mehrere Schritte.

Problem

Wenn ich eine Veranstaltung bearbeiten möchte, ist der Knopf mit einem Schloss gesperrt. Die Meldung erscheint, dass ich selbst gerade am Bearbeiten bin. Aber das kann ja gar nicht sein?

Lösung

Die Editiersperre verhindert, dass zwei Personen gleichzeitig dieselbe Veranstaltung bearbeiten und sich beim Speichern die Daten gegenseitig überschreiben. Wenn Sie während dem Bearbeiten und vor dem Speichern das Browserfenster schliessen, bleibt diese Sperre bestehen. Wenn Sie sich darauf neu einloggen, ist Ihre frühere Sitzung noch ein paar Minuten lang gültig. Danach wird Verowa Ihre alte Sitzung aber automatisch beenden und die Editiersperre der Veranstaltung aufheben.

Hinweis: Damit das Vorhandensein der Sperre abgefragt wird, müssen Sie die Seite neu laden.

Falls Sie nicht warten können, wenden Sie sich an eine Administratorin bzw. einen Administrator. Sie bzw. er kann Ihre alte Sitzung manuell beenden und damit die Sperre sofort aufheben.

Hinweis: Wenn Sie Verowa beenden, klicken Sie mit Vorteil auf den «Logout»-Knopf (ganz rechts oben im Verowa-Fenster), statt einfach das Fenster zu schliessen. Damit wird Ihre Sitzung sofort beendet und allfällige Sperren werden aufgehoben.

Um Ihnen die vollständige Kontrolle über die Einträge zu ermöglichen, bietet Verowa neben der eigentlichen Veranstaltungszeit verschiedene zeitliche Einstellungen. Wir empfehlen Ihnen, die verwendeten Begriffe konsequent zu übernehmen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Veranstaltungszeit

Das ist die Haupteinstellung jeder Reservation. Sie wird – bei öffentlichen Veranstaltungen – auf der Webseite publiziert und auf dem Infodisplay gezeigt. Das ist die Zeit, an der die Teilnehmenden vor Ort sind.

Belegungszeit

Mit der Belegungszeit geben Sie an, von wann bis wann der für die Veranstaltung gewählte Raum (bzw. die Räume) effektiv belegt ist. In den meisten Fällen wird die Belegungszeit gleich sein wie die Veranstaltungszeit. Falls Sie einen Raum aber z.B. schon zwei Stunden früher benötigen, um ihn zu dekorieren (Einrichtezeit), verlängert sich die Belegungszeit entsprechend. Für jeden Raum kann die effektive Belegungszeit anders sein. Sie ist essenziell für die Raumverwaltung und nur intern einsehbar.

Hinweis: In speziellen Fällen ist es sogar möglich, dass die Belegungszeit eines Raums kürzer ist als die Veranstaltungszeit. Wenn Sie bspw. eine längere Veranstaltung eintragen, die zuerst in der Kirche, später im Pfarreizentrum stattfindet, können Sie für die zweite Hälfte Ihrer Veranstaltung die Kirche bereits wieder freigeben.

Einrichte- und Aufräumzeit

Unter der Einrichte- bzw. Aufräumzeit versteht Verowa den Teil der Belegungszeit, die über die eigentliche Veranstaltung hinausreicht. Damit reservieren Sie z.B. für ein Mittagessen einen Raum etwas länger, da er im Anschluss geputzt werden muss. Die Tagesansicht zeigt Einrichte- und Aufräumzeiten als schraffierte Flächen.

Hinweis: Dass zwei Veranstaltungen nicht direkt nacheinander stattfinden, ist der Normalfall, schliesslich dauert die erste Veranstaltung vielleicht ein paar Minuten länger und für die zweite stehen die Gäste schon ein paar Minuten zu früh bereit. Deshalb warnt Verowa automatisch, falls zwei Veranstaltungen im selben Raum zu nah aufeinander folgen. Die Warnung «knappe Umbauzeit» ist standardmässig auf 30 Minuten eingestellt. Solche kurzen Einrichte- und Aufräumzeiten müssen also nicht extra erfasst werden.

Sperrzeit

Die Sperrzeit ist ein eigener Veranstaltungstyp (neben den kirchlichen Veranstaltungen und den Vermietungen). Damit wird dem Team signalisiert, dass ein Raum während einer gewissen Zeit nicht für Veranstaltungen zur Verfügung steht, bspw. während einer wöchentlichen Reinigung, einer Renovation oder wenn über die Ferien das Gebäude geschlossen ist.

Hinweis: Sperrzeiten werden in der Regel vom Hausdienst erfasst und erfordern deshalb das «Sigristenrecht». Wenn Sie einen Raum sperren möchten, z.B. um einen Raum schon am Vorabend einzurichten, können Sie dies als interne Veranstaltung erfassen (z.B. «Einrichten fürs Krippenspiel»).

Verowa unterscheidet drei Veranstaltungstypen, was sich in der Praxis sehr bewährt hat:

• kirchliche Veranstaltungen (blau): Alles, was Ihre Kirchgemeinde bzw. Pfarrei selbst organisiert oder bewirbt. Das können öffentliche oder interne Anlässe sein, also z.B. Gottesdienste, Unti, Sitzungen, minichile, Seniorentreffs, Konzerte in der Kirche, Bibelabende, Vorträge.
• Vermietungen (rot): Wenn externe Gruppen oder Private die Räume der Gemeinde nutzen, die mit der Kirche eigentlich nichts zu tun haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob für die Vermietung Geld fliesst oder nicht: Mütter-/Väterberatung, Französisch-Unterricht, Yoga, Elternabend der Schule etc.
• Sperrzeiten (gelb): Wenn ein Raum oder Gerät während einer gewissen Zeit nicht genutzt werden kann, z.B. wegen Renovation, Reinigung oder Reparatur.

Bitte verwenden Sie diese Typen wie vorgesehen, da Vermietungen und Sperrzeiten der Einfachheit halber weniger Einstellungsmöglichkeiten haben als kirchliche Veranstaltungen. So verfügen Sperrzeiten etwa über keine Möglichkeiten zur Bewerbung, und es lassen sich – da nicht nötig – nur sehr eingeschränkt Personen zuweisen.

Hinweis: Sie können den Veranstaltungstyp auch nachträglich noch ändern.

Die Veranstaltungen bleiben in Verowa mindestens 10 Jahre lang gespeichert und können jederzeit eingesehen und kopiert werden.

Auf Wunsch kann diese Zeit aber verkürzt werden, z.B. auf 5 Jahre. Da Kirchgemeinden einem steten Wandel unterliegen, ist es evtl. wenig sinnvoll, ältere Einträge zu kopieren.

Zum Beitrag: Können alte Veranstaltungen eingesehen und kopiert werden?

Eigentlich nicht.

Administratoren haben diese Möglichkeit allerdings, um bei Bedarf nachträglich Veranstaltungen nachzutragen, die sich kurzfristig ergeben haben oder vergessen gegangen sind. Das ist allenfalls fürs Archiv oder für die Statistik von Bedeutung.

Damit Veranstaltungen nicht versehentlich in der Vergangenheit eingetragen werden, zeigt Verowa in diesem Fall einen deutlichen Hinweis.

Ja. Über die Volltextsuche finden Sie Vergangenes am schnellsten, alternativ können Sie auch die Datums-Schnellwahl oder die erweiterte Suche in der Hauptnavigation verwenden.

Zum Beitrag: Über wie viele Jahre zurück können alte Veranstaltungen angeschaut und kopiert werden?

Ja, das ist möglich. Verowa unterscheidet drei Typen von Veranstaltungen: kirchliche Veranstaltungen, Vermietungen und Sperrzeiten. Da die kirchlichen Veranstaltungen wesentlich mehr Einstellungsmöglichkeiten haben, werden sie über ein separates Formular erfasst. Um eine kirchliche Veranstaltung in eine Vermietung umzuwandeln (oder umgekehrt), klicken Sie auf den Knopf «Typ ändern» und bestätigen Sie mit OK.

Hinweis: Beim Umwandeln von kirchlichen Veranstaltungen in Vermietungen wird nur übernommen, was für die Vermietung relevant ist, z.B. Titel, Räume und Geräte. Bspw. Angaben zur Sichtbarkeit auf der Webseite oder Zuweisungen von Bildern gehen verloren.

Tipp: Da die Einträge nach dem Umwandeln oftmals noch verfeinert werden müssen, ist die Umwandlung über die Sammelmutation nicht möglich. Falls Sie eine ganze Serie von Veranstaltungen ändern müssen, empfehlen wir, die Serie bis auf die erste Veranstaltung zu löschen, dann diese nach Wunsch anzupassen und danach die Serie neu anzulegen.

Unbedingt! Verowa ist explizit darauf ausgelegt, auch Fremdveranstaltungen (Vermietungen) und Sperrzeiten zu verwalten. Damit schaffen Sie sich eine komplette Übersicht über Ihre Raumbelegungen. Wir empfehlen dringend, alles einzutragen, was Räume (und auch Personen oder Geräte) in Anspruch nimmt. Denn wenn eine Vermietung in einem Ihrer Räume stattfindet, muss Verowa ja zeigen können, dass während dieser Zeit nichts anderes stattfinden kann.

Umgekehrt werden Sie auch Veranstaltungen erfassen wollen, die nicht in Ihren eigenen Räumen stattfinden, z.B. weil jemand aus Ihrem Team daran teilnimmt, weil sie sie auf der Webseite publizieren möchten oder weil Geräte extern im Einsatz sind.

Wichtig: Nur wenn die Einträge vollständig sind, kann sich das gesamte Team darauf verlassen, dass es keine Konflikte und Missverständnisse gibt. Sätze wie «Ich trage die Kirchenchorprobe nicht ein, weil ja jeder weiss, dass am Montagabend Probe ist» sind nicht hilfreich. Insbesondere Personalwechsel werden so wesentlich erschwert, da dieses Spezialwissen mit der Zeit «erodiert».

Zu den in Verowa verwendeten Begriffen:

• Kirchliche Veranstaltungen (blau): Alle Veranstaltungen, die von Ihrer Gemeinde aus organisiert werden (Gottesdienste, Unti, Seniorenanlässe etc.). In diese Kategorie gehören auch Kirchenkonzerte, wenn sie von Ihrer Gemeinde beworben werden. Für jede kirchliche Veranstaltung können Sie wählen, ob sie auf der Webseite angezeigt werden soll oder nur intern – z.B. eine Leitungssitzung.
• Vermietungen (rot): Dazu gehört alles, was mit Ihrer Gemeinde direkt nichts zu tun hat, aber in Ihren Räumen stattfindet (z.B. private Tanz- oder Spielgruppen, private Partys etc.). Ob die Vermietung kostenpflichtig ist oder nicht, spielt hier keine Rolle.
• Sperrzeiten (gelb): Das sind keine Veranstaltungen im eigentlichen Sinn, weil die Einträge nur ein Hinweis sind, dass während der Sperrzeit ein Raum nicht benutzt werden kann (z.B. wegen der wöchentlichen Reinigung, einer Renovation oder wenn über die Sommerferien die Gebäude geschlossen sind).

Nein. Es klingt zwar verlockend, aber es ist nicht sinnvoll, Räume auf unbestimmte Zeit zu reservieren. Im Gegensatz z.B. zu einem privaten Google-Kalender haben Einträge in Verowa eine gewisse Tragweite: Für jeden Eintrag verschickt Verowa eine Nachricht ans Team, das Raum-Ok muss vergeben werden und die Räume sind dann wirklich belegt. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es wichtig ist, Reservationen «bewusst» vorzunehmen. Sie haben aber jederzeit die Möglichkeit, der Serie ein weiteres Jahr anzuhängen.

Für selten genutzte Orte – zum Beispiel ein Konf-Lager ausserhalb – wählen Sie unten in der Raumliste den Eintrag «anderer Ort». Es erscheint ein Textfeld, in das Sie den Ort als Freitext eintragen können.

Falls Sie diesen Ort – zum Beispiel einen neuen Raum, eine benachbarte Kirche oder ein Altersheim – regelmässig für Veranstaltungen benötigen, ist es sinnvoll, ihn in der Raumliste zu ergänzen. Nehmen Sie dazu bitte mit dem Verowa-Team Kontakt auf.

Hinweis: Orte, die als Freitext eingetragen wurden, werden auf der Webseite zwar angezeigt, sie können aber nicht verlinkt werden (z.B. auf einen Lageplan oder auf eine Beschreibungsseite) und werden auch nicht auf Belegungskonflikte geprüft. Verwenden Sie für Räume Ihrer Kirchgemeinde deshalb immer die regulären Einträge aus dem Dropdown-Menü.

Sie könne Ihr Passwort zurücksetzen. Dabei gehen Sie zum Login-Fenster und klicken auf den Knopf «Passwort vergessen». Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf «Passwort zurücksetzen».

Nun erscheint die Meldung: «Sofern Ihre E-Mail bei uns registriert ist, erhalten Sie in Kürze ein Mail. Darin ist das weitere Vorgehen beschrieben.»
Gehen Sie in Ihr Mailprogramm und folgen Sie den dort beschriebenen Schritten.

Wenn Sie beim Export die Option «lange Namen statt Kürzel» verwenden, setzt Verowa den «Listennamen» ein, der als Mittelding zwischen «super kurz» und «eher zu lang» gedacht ist. So bleiben die Listen auch bei vielen Einträgen einigermassen kompakt.

Sie können diese Listennamen nach Ihren Wünschen anpassen, allenfalls auch den Vornamen ganz ausschreiben. Wenn Sie dieses Feld beim Eintragen einer neuen Person leer lassen, setzt Verowa vom Vornamen automatisch nur die Initiale ein.

Bearbeiten Sie die Person und klicken Sie rechts oben auf den rot beschrifteten Knopf «archivieren». Die Person steht nun in den Menüs nicht mehr zur Auswahl, kann sich nicht mehr einloggen und erscheint auch in den Adresslisten nicht mehr.

Trotzdem sind die Daten nicht ganz weg: In der Personen-Übersicht finden Sie sie weiterhin, wenn Sie rechts oben im Menü «zeigen» den Punkt «Archiv» auswählen. Hier haben Sie bei Bedarf auch die Möglichkeit, archivierte Personen wieder zu aktivieren.

In jedem Fall sind die Daten nicht ganz gelöscht: Bei älteren Veranstaltungen, denen die Person zugewiesen war, wird sie weiterhin angezeigt. Das ist wichtig für Archivzwecke, damit man sieht, wer früher alles mitgewirkt hatte.

Problem

Wir setzen den Mietvertrag immer in die Agenda für die Sakristane. Jetzt handelt es sich hier um Vermietungen und öffentliche kirchliche Veranstaltungen. Wir möchten jedoch nicht, dass der Vertrag öffentlich wird. Gibt es hier eine Möglichkeit?

Lösung

Ja. Beim Hochladen der Datei wählen Sie unter «Typ» einfach «internes Dokument». Diese Dateien werden nicht auf der Webseite angezeigt.

Problem

Für die Jahresplanung muss die Terminerfassung über mind. zwei Jahre möglich sein. Bei uns erfolgt im Februar/März bereits die ganze Planung fürs kommende Kalenderjahr!

Lösung

Mit Verowa können Sie problemlos auch schon zwei Jahre im Voraus Termine erfassen. Der Kalender geht sogar immer drei Jahre in die Zukunft, die Grenze wird automatisch laufend nachgeschoben. (Weiter in die Zukunft zu planen, macht meistens wenig Sinn, weil die Personen und Angebote einer Gemeinde stets im Wandel sind. Sollten Sie trotzdem längerfristig planen müssen, passen wir diese Einstellung aber gerne an.)

Das Einzige, was wir aus Sicherheitsgründen unterbunden haben, ist, dass man mit dem Serien-Generator mehr als ein Jahr auf einmal füllt. Sie können aber problemlos in einem zweiten Rutsch das Folgejahr anhängen.

Verowa stellt für jede Benutzerin und jeden Benutzer die Nachrichten individuell zusammen. Sie erhalten nur Nachrichten von den Änderungen, die alle anderen gemacht haben, von den eigenen nicht.

Je nach Benutzerrechten erhalten Sie Nachrichten von allen Änderungen oder nur von denen, die Ihre eigenen Veranstaltungen betreffen. (Das sind diejenigen, die Sie selbst eingetragen haben oder bei denen Sie in irgendeiner Form mitwirken.)

Hinweis: Nachrichten erhält nur, wer sie in seinen persönlichen Einstellungen aktiviert hat.

Problem

Im Browser erscheint statt dem Verowa-Startbildschirm mit den Login-Feldern eine Fehlerseite oder eine Liste mit Suchergebnissen.

Lösung 1

Sie haben die Internetadresse fälschlicherweise im Suchfeld (zum Beispiel von Google) eingetragen. Der Administrationsbereich von Verowa ist passwortgeschützt und für Suchmaschinen nicht sichtbar. Tragen Sie die Adresse in der Browserzeile (ganz oben im Fenster) ein.

Lösung 2

Prüfen Sie die Adresse (z.B. www.verowa.ch/ihrekirchgemeinde) auf die korrekte Schreibweise. Die Adresse darf z.B. keine Leerschläge enthalten und zuhinterst auch kein .ch mehr.

Tipp: Wir empfehlen, auf die Login-Seite von Verowa im Browser ein Lesezeichen zu setzen. So erreichen Sie Verowa künftig mit einem einzigen Klick.

Das liegt am verwendeten Zeichensatz. Am Anfang jeder Datei steht – normalerweise unsichtbar –, mit welchem Zeichensatz sie codiert ist. (Deshalb funktioniert z.B. die PDF-Datei problemlos.) Beim CSV-Format ist das aber nicht möglich und muss deshalb beim Laden manchmal manuell eingestellt werden (siehe Bsp. Libre Office).

Verowa nutzt dabei den seit einigen Jahren weltweit gängigen Standard «UTF-8». Da Microsoft oftmals einen Extrazug fährt, haben wir für Excel einen separaten Knopf gemacht, der die Datei mit «UTF-16LE» codiert (CSV für Excel). Wie auch immer, sofern die Codierung nicht übereinstimmt, kommen die Sonderzeichen leider falsch.

Das ist leider ein heikles Thema, denn die Mailprogramme interpretieren diese Trennzeichen nicht einheitlich. Obwohl die meisten sowohl Kommas als auch Strichpunkte akzeptieren, gibt es leider Ausnahmen. Die «Internet Engineering Task Force» hat das Trennzeichen aber eindeutig auf ein Komma festgelegt (https://tools.ietf.org/html/rfc6854#section-2.1), daran halten wir uns auch bei Verowa.

Vielleicht kann ihr Mailprogramm entsprechend angepasst werden? In Outlook bspw. gibt es dazu eine Einstellung: https://www.protime-event.com/faq-hilfe-und-haeufig-gestellte-fragen/semikolon-oder-komma-als-trennzeichen-auswhlen-in-outlook