Benutzen Sie dazu die kostenlose Schnittstelle. Das erstmalige Einrichten mag etwas umständlich erscheinen. Sobald das aber erledigt ist, läuft der Import ganz von selbst, und künftige Änderungen in der KiKartei werden in Verowa automatisch nachgeführt.
Verowa mit der KiKartei verknüpfen
Klicken Sie in Verowa in den Admin-Funktionen in der Zeile «KiKartei-Import» auf den Knopf «Konfigurieren». In einer Übersicht stellt Verowa alle Personengruppen aus der KiKartei dar, die mit Verowa verknüpft sind. Am Anfang ist diese Liste noch leer.
Bevor Sie Personengruppen verknüpfen können, müssen Sie die KiKartei mit Verowa verbinden. Klicken Sie dazu auf den Knopf «KiKartei-Import». In einer neuen Übersicht zeigt Verowa die bereits verknüpften KiKartei-Quellen. Klicken Sie auf den Knopf mit dem grünen Plus-Zeichen («neue Verknüpfung erfassen») und tragen Sie die erforderlichen Angaben ein.
Die Bezeichnung der Verknüpfung können Sie selbst wählen, die anderen beiden Angaben erhalten Sie von der KW-Software AG (KiKartei). Falls Sie mit Ihrem Verowa mehrere Pfarreien verwalten, können Sie hier entsprechend mehrere KiKartei-Installationen verknüpfen.
KiKartei-Gruppen freigeben
Verowa zeigt nun eine Übersicht aller Gruppen, die in der KiKartei freigegeben sind. Möchten Sie weitere Gruppen freigeben? Wechseln Sie zur KiKartei. Mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Gruppe wählen Sie «Eigenschaften anzeigen» aus. Setzen Sie nun rechts oben das Häkchen bei «Terminverwaltung».
Nachdem Sie so alle gewünschten Gruppen freigegeben haben, wechseln Sie zurück zu Verowa und klicken auf «Jetzt importieren».
Gruppen verbinden
Nun können Sie in Verowa zu jeder KiKartei-Gruppe wählen, in welche Verowa-Gruppe die Personen übernommen werden sollen. Klicken Sie dazu in der Gruppen-Übersicht links auf den entsprechenden Knopf «neue Zuweisung erfassen». Wählen Sie die Verowa-Gruppe sowie die Einstellungen für neu importierte Personen: die Sichtbarkeit der Daten und das automatische Personenkürzel. Sie können für eine KiKartei-Gruppe auch mehrere Verowa-Gruppen wählen – oder mehrere KiKartei-Gruppen mit derselben Verowa-Gruppe verbinden.
Neuer Tag, neue Daten
Der Abgleich findet einmal täglich automatisch statt. Verowa zeigt in den Admin-Funktionen in der Zeile «KiKartei-Import» an, wann der letzte Import stattgefunden hat. Sie können den Import bei Bedarf jederzeit auch manuell starten. Klicken Sie dazu auf den Knopf «Jetzt importieren».
Personen, die es in Verowa noch nicht gab, werden automatisch neu angelegt. In der Personen-Übersicht haben verknüpfte Personen hinter dem Namen ein Link-Symbol. Die Einträge können in Verowa mit weiteren Angaben ergänzt werden, z.B. einem Login. Die Datenfelder, die von der KiKartei eingespielt werden, sind bei den verknüpften Personen gesperrt. (Das ist wichtig, weil manuelle Änderungen beim nächsten Abgleich wieder überschrieben würden.)
Hatten Sie importierte Personen in Verowa bereits manuell erfasst, kann die Schnittstelle den bisherigen und den neuen Eintrag nicht automatisch verbinden. Nutzen Sie dazu bitte die Funktion Duplikate zusammenführen.
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