Wir stellen Ihnen hier vier unterschiedliche Wege vor:
Alles digital mit dem Verowa-Einsatzplanungs-Modul
Über die Persönlichen Seiten tragen die Lektor*innen (oder alle anderen Dienste!) ähnlich wie bei einem Doodle ihre Verfügbarkeiten ein. Es stehen alle Veranstaltungen zur Auswahl, bei denen es Lektor*innen braucht. Die Zuweisung erfolgt in Verowa zentral in einer Einsatztabelle (links Veranstaltungen, oben Personen). Verowa kann hier rund 95% der Arbeit selbstständig erledigen: Verfügbarkeiten anfragen, einen Vorschlag für die Einteilung vornehmen, Einsätze auszählen, Info-Mails verschicken, individuelle Einsatzpläne anzeigen, persönliche Kalender-Abos zu den Einsätzen, PDF-Export und vieles mehr.
Via «Papier-Doodle»
Sie exportieren aus Verowa einen Gottesdienstplan mit der noch leeren Lektorenspalte (als PDF-, Excel- oder Textdatei). Hier tragen sich die Lektoren selbst ein, der Koordinator überträgt die Angaben dann ins Verowa.
Da diese Angaben auch von einer freiwillig mitarbeitenden Person eingetragen werden können, sind das Pfarrteam und das Sekretariat entlastet. Zudem ist es im Gegensatz zu Doodle möglich, bei Bedarf zu einzelnen Terminen eine Bemerkung anzufügen.
Elektronisch zentral
Die Lektor*innen melden im Voraus Ferien und Abwesenheiten, der Koordinator trägt sie in Verowa ein (benötigt das Dienstplan-Modul). Verowa zeigt dann im GD-Plan direkt, wer während welchem GD abwesend ist, und hilft beim Auszählen der Einsätze. So fällt die Zuteilung leicht. Der Koordinator kann ohne weitere Rücksprache eine gültige Verteilung vornehmen und sie den Lektor*innen übermitteln. Da die Abwesenheiten bekannt sind, ist auch nachträgliches Abtauschen einfacher möglich.
Gerade mit der Sammel-Mutation geht das super schnell und ist sehr unkompliziert. Auch spezielle Einsatzwünsche können problemlos berücksichtigt werden.
Voll kollaborativ
An einer Lektorensitzung trifft sich das Lektorenteam und hat via Beamer den GD-Plan in Verowa vor sich. Die Zuteilung wird «live» in Verowa vorgenommen, jeder bringt seine Wünsche direkt ein. Sollte es nachträglich eine Änderung geben, können die Lektor*innen – entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt – selbstständig untereinander abtauschen. Verowa informiert via Nachricht (im Tool und per E-Mail) über erfolgte Änderungen.
Der Koordinator muss nur noch die Sitzung leiten und allenfalls eine gewisse Kontrollfunktion übernehmen.
In jeden Fall: Alle sind immer informiert!
Über die Persönlichen Seiten können die Lektor*innen auch ohne Login jederzeit ihre geplanten Einsätze nachschauen und via Kalender-Abo in ihre elektronische Agenda ausgeben lassen – nachträgliche Änderungen werden automatisch nachgeführt!
Alternativ kann der Koordinator mit der Mailfunktion mit einem einzigen Klick ein Mail ans ganze Lektorenteam aufsetzen und den Einsatzplan als PDF-Datei verschicken.
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